Établissements de santé

Inscrire l'établissement

Préparez l'autorisation de fonctionnement ou l'agrément, les identifiants légaux (RCCM, NIF, ID Nat.), l'adresse exacte, la liste des services réellement disponibles et les coordonnées du gérant et des personnes de contact.

Installer Bokono sur un téléphone Android

1. Ouvrez Chrome et allez sur bokono-rdc.net/telecharger.
2. Touchez Télécharger l'application et attendez la fin du téléchargement (environ 50 Mo).
3. Ouvrez le fichier téléchargé. Si Android le demande, touchez Paramètres → Autoriser cette source, revenez, puis touchez Installer.
4. Ouvrez Bokono. Choisissez la langue en bas de l'écran (Français ou English), puis touchez Commencer.

Sur « Qui êtes-vous ? », touchez Hôpital / Clinique.

Les 7 étapes de l'inscription d'une structure

Le formulaire est rempli par le gérant de la structure, ou en sa présence : c'est lui qui signe la déclaration à la fin. Les champs marqués d'un astérisque () sont obligatoires ; touchez Suivant* à chaque étape.

1. Structure : type de structure, nom officiel, nom d'usage ou commercial, sigle, statut (public, privé, confessionnel, ONG, autre) et statut juridique.
2. Autorisation : n° d'autorisation ou d'agrément, autorité émettrice, identifiants légaux (RCCM / NIF / ID Nat.), nom légal de l'entité exploitante, et les responsables techniques propres à votre activité. Ces numéros sont vérifiés auprès de l'autorité compétente avant toute activation.
3. Adresse : province, ville ou territoire, commune et quartier, adresse (avenue, numéro), coordonnées GPS (facultatif), téléphone, e-mail et site web.
4. Services : les services, horaires et informations propres à votre activité (détaillés ci-dessous). Ne cochez que ce qui est réellement disponible : tout est vérifié.
5. Responsables : le gérant (nom, postnom, prénom, fonction, téléphone), le directeur médical s'il y en a un, puis 2 à 3 personnes de contact.
6. Documents : photographiez chaque document légal demandé, bien lisible et en entier. Les documents sont chiffrés et vus seulement par l'équipe de vérification.
7. Compte : adresse e-mail et mot de passe du compte de la structure, acceptation des conditions d'utilisation, puis signature : le nom complet du gérant (le même que celui déclaré à l'étape 5) et les deux cases de certification. Touchez Créer un compte.

Ce qui est propre aux établissements de santé

• À l'étape Structure, le champ obligatoire Type d'établissement de santé propose 11 types : hôpital général, hôpital spécialisé, clinique, polyclinique, centre de santé, centre médical, cabinet médical, cabinet dentaire, maternité, centre de soins spécialisés, autre établissement de santé (précisez alors lequel).
• À l'étape Services : urgences, maternité, pédiatrie, chirurgie, imagerie, laboratoire, hospitalisation, pharmacie, dentaire, ophtalmologie ; nombre de lits ; garde (jours, horaires) ; jours d'ouverture et horaires ; modes de paiement et assurances acceptées.

Formulaire établissement

Types d'établissement

Suite du formulaire

Se connecter et protéger l'application

Une fois votre compte créé, la connexion se fait avec votre adresse e-mail et votre mot de passe. Ensuite, un code à 6 chiffres (ou votre empreinte) suffit pour rouvrir Bokono.

1. Sur l'écran Connexion, saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe, puis touchez Se connecter. L'œil à droite affiche ou masque le mot de passe.
2. « Protégez votre application » : tapez un code de 6 chiffres, puis tapez-le une seconde fois pour le confirmer. Si votre téléphone a un lecteur d'empreinte, activez Déverrouiller aussi avec mon empreinte.
3. Juste après, Bokono demande l'accès au micro (appels et téléconsultations), à la position (urgences) et aux appels en plein écran (répondre même téléphone verrouillé). Touchez Continuer et acceptez.
4. À chaque ouverture, ou après une minute hors de l'application, posez votre doigt ou tapez votre code. Après 5 codes faux, Bokono vous déconnecte par sécurité : reconnectez-vous avec votre mot de passe.

Connexion

Code de protection

Vérification du dossier de la structure

Après l'envoi, le dossier part en vérification. Tant qu'il n'est pas validé, l'application n'ouvre que le dossier, l'aide et les notifications.

1. Ouvrez Profil → Dossier de la structure : l'état s'affiche en haut (en attente, corrections demandées, validé).
2. Si un agent demande une correction, le motif s'affiche : corrigez, ajoutez la pièce manquante, puis touchez Envoyer pour vérification. Seul le gérant déclaré peut signer.
3. Une fois le dossier validé, le badge Compte certifié apparaît sur l'accueil et les outils de la structure s'ouvrent. Le nom officiel, le numéro d'enregistrement et le statut ne changent ensuite qu'à travers le circuit de vérification.

Dossier de la structure

Suite du dossier

Activer la double authentification (obligatoire pour les actes professionnels)

Vos actes professionnels — ouvrir un dossier, prescrire, délivrer, valider, activer une adhésion… — exigent un second facteur d'authentification. Tant qu'il n'est pas activé, l'espace professionnel affiche « Second facteur requis ».

1. Installez sur votre téléphone une application d'authentification (une application qui affiche des codes à 6 chiffres renouvelés toutes les 30 secondes).
2. Dans Bokono, ouvrez Profil → Sécurité du compte (double authentification).
3. Scannez le code affiché avec l'application d'authentification (ou saisissez la clé indiquée sous le code).
4. Saisissez le code à 6 chiffres affiché par l'application, puis touchez Vérifier.

Ensuite, Bokono vous demandera ce code lorsque c'est nécessaire. Le second facteur peut être activé à tout moment, même avant la validation de votre dossier. Il est personnel : un second facteur par personne.

L'accueil de l'établissement

Haut de l'accueil

Suite de l'accueil

Barre du bas : Accueil, Rendez-vous, Messages, Profil.

Gestion de l'établissement

Gestion de l'établissement (accueil → Gestion de l'établissement)

L'écran s'ouvre sur la Vue d'ensemble : des indicateurs (pièces obligatoires manquantes, pièces à renouveler, déclarations de personnel à traiter, personnel approuvé…). Un appui long sur un indicateur affiche sa définition. Les onglets en haut donnent accès au détail :

• Établissement : nom d'usage, adresse, province, ville, téléphone et e-mail officiels, horaires et informations opérationnelles ; touchez Enregistrer. Le nom officiel, le numéro d'enregistrement et le statut ne changent qu'à travers la vérification.
• Documents : les pièces exigées pour votre type de structure, leur état (à fournir, en vérification, accepté, refusé, corrections demandées, expiré, à renouveler) et leur date d'expiration. Un fichier déposé n'est pas considéré comme authentique : chaque pièce est vérifiée par une personne habilitée. Des rappels sont envoyés aux responsables avant expiration.
• Personnel : les déclarations de votre personnel (voir ci-dessous).
• Rapports : les documents institutionnels générés et leur validation.
• Paramètres : les pièces demandées lors des déclarations de personnel (règles internes en plus des règles de la plateforme).

Vue d'ensemble

Suite des indicateurs

Établissement

Documents

Rapports

Services, lits et séjours

Services (Gestion de l'établissement → Services)

1. Touchez Déclarer un service : type de service (consultations externes, urgences, hospitalisation, maternité, pédiatrie, chirurgie, médecine interne, laboratoire, imagerie, pharmacie, soins intensifs, ambulance, autre unité), nom du service, responsable, contact interne, lits et salles déclarés.
2. Le statut d'un service : Actif, Fermé temporairement, En préparation ou Indisponible. Tout changement demande un motif.
3. Seuls les services que l'établissement possède réellement sont déclarés.

Lits (onglet Lits)

1. Ajoutez une chambre ou salle (bâtiment facultatif) et ses lits, séparés par des virgules (ex. A, B, C).
2. Chaque lit a un statut : Disponible, Occupé, Réservé, En nettoyage ou Indisponible.
3. Depuis un lit : Attribuer à un séjour en cours ou Libérer le lit.

Séjours (onglet Séjours)

1. Planifier une admission : nom du patient ou référence (sans motif médical), service, date et note administrative ; touchez Planifier. Les admissions elles-mêmes se font depuis l'espace du service, par les soignants.
2. Pour un séjour en cours : Changer de service, Indiquer la sortie prévue, puis Clôture administrative (domicile, autre structure, autre). La sortie médicale est décidée par le soignant dans son espace.
3. Statuts : En cours, Sorti, Transféré, Parti contre avis ; l'onglet signale les séjours à clôturer.

Services

Lits

Séjours

Personnel et stagiaires

Déclarer son personnel (Gestion de l'établissement → Personnel)

1. Touchez Nouvelle déclaration.
2. Identité : nom, post-nom, prénom, date de naissance (elle aide à éviter les doublons), téléphone, e-mail.
3. Fonction et rattachement : catégorie professionnelle (médecin généraliste ou spécialiste, infirmier, sage-femme, laborantin ou biologiste, pharmacien, technicien, personnel administratif et technique…), spécialité, numéro professionnel, type de relation (employé, prestataire, bénévole autorisé, autre), service de rattachement, fonction ou poste, dates de début et de fin.
4. Touchez Enregistrer. Si une déclaration en cours ressemble à celle-ci (même compte, même numéro professionnel, ou même nom et date de naissance), Bokono signale un doublon possible : vérifiez avant de continuer.
5. Depuis la fiche de la déclaration, déposez les pièces justificatives demandées (10 Mo au maximum par fichier), puis touchez Soumettre.
6. Un responsable prend en vérification, contrôle chaque pièce (Accepter ou Refuser avec motif), puis Approuver, Demander un complément ou Refuser.
7. Si la personne a un compte professionnel Bokono, rattachez-le (Rattacher) ou remettez-lui le code de rattachement : elle le saisit dans Profil → Mes déclarations (établissements).

Ensuite, la fiche permet d'enregistrer les mouvements (changement de service ou de fonction, renouvellement ou prolongation), de Suspendre ou Réactiver, et d'Enregistrer le départ. Les accès professionnels sont adaptés automatiquement. L'historique est conservé.

Stagiaires (onglet Stagiaires) : Déclarer un stagiaire (interne, résident ou stagiaire) avec son superviseur responsable, son établissement de formation ou organisme partenaire, le programme ou type de stage, les objectifs et la période. Un stagiaire n'obtient aucun accès professionnel automatique. En fin de période, Clôturer le stage avec une évaluation administrative et, si vous le souhaitez, Délivrer une attestation de stage.

Personnel

Stagiaires

Activité et rapports

Le compte de l'établissement sert à gérer la structure. Les actes de soins — consulter un dossier, prescrire, administrer un traitement, planifier une tâche — se font depuis les comptes professionnels des soignants rattachés (voir les manuels « Médecin », « Infirmier », « Sage-femme »). L'accès aux dossiers suit toujours les règles de consentement des patients et chaque accès est tracé.

Rapports et statistiques (accueil → Rapports et statistiques)

1. Choisissez la période (aujourd'hui, hier, cette semaine ou une autre période proposée). Les chiffres ne comptent que ce qui est enregistré dans Bokono ; le i explique chaque chiffre.
2. Rédiger la synthèse : l'assistant rédige un résumé à partir des chiffres calculés, sans en ajouter ; vous le relisez.
3. L'icône PDF exporte le rapport.

Les documents institutionnels (fiche de l'établissement, liste des services, personnel déclaré, état des pièces, capacités et lits, rapport périodique) se génèrent dans Gestion de l'établissement → Rapports → Générer. Chaque document doit être validé par un responsable — un autre que son auteur lorsqu'il en existe un — avant toute transmission. Le format officiel reste à confirmer auprès de l'autorité destinataire.

Rapports et statistiques

Couverture santé et transport

Couverture santé des patients (accueil → Couverture santé)

Pour les patients assurés ou mutualistes, la structure vérifie la couverture et transmet ses factures à l'organisme directement dans Bokono.

1. Vérifier : scannez la carte (QR) du bénéficiaire ou saisissez son numéro, indiquez le soin envisagé et, si vous le souhaitez, un montant estimé, puis touchez Vérifier la couverture. La réponse indique par exemple : prestation potentiellement admissible, exclue ou en délai de carence, autorisation préalable nécessaire, couverture expirée, ou établissement non couvert par un accord en vigueur.
2. Factures : Préparer la facture, ajoutez chaque prestation (libellé, code du tarif de l'accord, quantité, prix unitaire, date du soin), puis Transmettre. Ne joignez que les informations médicales nécessaires. Bokono signale une facture semblable déjà transmise. Suivez ensuite le statut (transmise, en vérification, acceptée, partiellement acceptée, contestée, refusée, en attente de paiement, payée, clôturée), la part de l'organisme, la part du patient et le reste dû.
3. Accords : la transmission exige un accord en vigueur avec l'organisme. Proposer un accord (services, tarifs, préautorisation, délais de facture et de paiement, contestation) ; en proposant, vous signez pour votre structure ; l'accord devient actif quand l'organisme signe à son tour.

Vérifier une couverture

Factures

Transport sanitaire (accueil → Transport sanitaire)

Pour faire transporter un patient par un service d'ambulances inscrit sur Bokono :

Transport sanitaire

1. Touchez Demande de transport.
2. Choisissez le service d'ambulances, indiquez le lieu de prise en charge, la destination (établissement), le motif et la priorité selon le protocole local (immédiate, urgente ou programmée). Ajoutez les informations disponibles sur le patient.
3. Touchez Envoyer la demande. Suivez ensuite le statut : Demande reçue, En attente de régulation, Mission affectée, Équipe en route, Arrivée sur place, Patient pris en charge, Transport en cours, Patient remis à l'établissement, Mission terminée.

Messages et appels : Bokono Connect

Messages

1. Touchez Messages dans la barre du bas (ou la tuile Connect de l'accueil). Les conversations s'affichent, les plus récentes en haut, et les messages sont regroupés par jour ; les filtres Tous et Non lus et la barre de recherche aident à retrouver un échange.
2. Nouvelle conversation : cherchez une personne ou une structure inscrite par son nom, sa profession ou son identifiant Bokono.
3. En haut de la conversation s'affichent le nom et la photo de votre interlocuteur. Vous pouvez envoyer du texte, une photo, un document ou un message vocal. Sans réseau, le message attend sur le téléphone et part tout seul dès le retour du réseau ; il n'est jamais affiché « envoyé » avant.
4. Pour appeler, touchez l'icône téléphone (audio) ou caméra (vidéo). L'écran indique « ça sonne », « occupé » ou « injoignable ». Un appel entrant sonne même téléphone verrouillé : touchez Répondre dans la notification. L'appel s'ouvre directement, sans écran intermédiaire et sans code Bokono ; le code est redemandé après l'appel. Aucune autre fenêtre ne s'ouvre pendant un appel. Les appels ne sont jamais enregistrés.
5. Le bouton Disponible, en haut de l'écran Messages, indique aux autres si vous pouvez être appelé maintenant (point vert ou rouge).

Abonnement, profil et aide

Payer l'abonnement par mobile money

Le paiement se fait directement dans l'application, par mobile money. Il n'est demandé qu'une fois le compte validé.

1. Touchez la carte Activer mon abonnement de l'accueil (ou Paiements, ou Profil → Abonnement et reçus).
2. Sous Offres, touchez Payer à côté de l'offre qui correspond à votre compte ; le prix mensuel est affiché.
3. Saisissez votre numéro mobile money au format international (ex. +243 81 234 5678), puis touchez Payer par mobile money.
4. Validez le paiement sur votre téléphone (message de votre opérateur et code secret mobile money).
5. Revenez dans Bokono et touchez Vérifier le paiement. Une fois le paiement confirmé, l'abonnement est actif et votre reçu apparaît dans Mes reçus.

Mon solde et dossier Makuta

Les paiements des patients pour vos services passent par Makuta, le prestataire de paiement de Bokono.

1. Touchez Mon solde : c'est la première tuile de vos outils professionnels (ou le bouton Solde en haut de l'espace professionnel).
2. Solde disponible : les montants reçus pour vous et pas encore versés. Dessous : le Total reçu et la liste des Mouvements (paiement reçu, versement), avec leur statut : reçu, en attente, versement préparé, versé, remboursé…
3. L'icône en haut à droite ouvre Mes paiements et mon dossier Makuta. Ce dossier est créé automatiquement à votre inscription, à partir des pièces déjà fournies à Bokono. L'écran montre les entrées d'argent, les versements, l'état du dossier (en préparation, en cours de vérification, transmis à Makuta, extension de paiement active, à compléter) et l'état de chaque pièce (en cours de vérification par Bokono, vérifiée par Bokono puis par Makuta, correction demandée, refusée — à remplacer).
4. La liste À fournir indique les pièces manquantes. Une pièce refusée ou à corriger se remplace dans votre dossier d'inscription professionnel : elle est reprise automatiquement et repart en vérification.

Mon solde

Abonnement

Profil

Notifications (cloche en haut de l'accueil)

• La liste montre vos notifications, les plus récentes en haut ; touchez-en une pour ouvrir l'écran concerné. Tout marquer comme lu vide le compteur rouge.
• Afficher le texte des messages dans les notifications : désactivé, la notification dit seulement « Nouveau message de … » ; activé, toute personne qui voit votre téléphone peut lire le texte.
• Si les notifications sont bloquées sur le téléphone, un bandeau l'indique : autorisez-les dans les réglages Android.
• Autorisations obligatoires : dès la connexion, Bokono exige de fonctionner en arrière-plan. L'écran « Autorisations obligatoires » liste ce qu'il faut activer : notifications, fonctionnement en arrière-plan (touchez « Autoriser »), démarrage automatique sur certains téléphones (Tecno, Infinix, itel, Xiaomi, Oppo, Vivo, Huawei…), données en arrière-plan, appels en plein écran, micro et caméra, position. Touchez Tout activer, puis Activer sur chaque ligne restante : l'application s'ouvre dès que tout est activé. Le bouton Urgence reste accessible. Si une autorisation est retirée plus tard, l'écran revient. Les appels sonnent et se décrochent alors directement, même Bokono fermée ou téléphone verrouillé, sans code ni empreinte pendant l'appel.

Aide et support (Profil → Aide et support)

Les Questions fréquentes répondent aux cas courants. Pour toute autre question, touchez Écrire au support Bokono, choisissez le sujet (Mon compte, Paiement, Problème technique, Autre question) et décrivez votre demande : la réponse arrive dans Bokono Connect. Vous pouvez aussi écrire au support à support@bokono-rdc.net ou appeler le +243 850 655 988.

Hôpital général

L'hôpital général réunit le plus souvent toutes les fonctions décrites dans ce manuel. Mise en route conseillée :

1. Services : déclarez chaque service réellement ouvert (urgences, médecine interne, chirurgie, maternité, pédiatrie, soins intensifs, laboratoire, imagerie, pharmacie…) avec son responsable.
2. Lits : enregistrez chambres et lits service par service, puis tenez leur statut à jour ; c'est ce qui alimente les indicateurs « Lits disponibles » et « Lits occupés ».
3. Personnel : déclarez médecins, infirmiers, sages-femmes, techniciens et personnel administratif ; rattachez les internes et résidents dans Stagiaires.
4. Séjours : planifiez les admissions et suivez les clôtures administratives chaque jour (indicateur « Séjours à clôturer »).
5. Couverture santé : proposez des accords aux assurances et mutuelles de vos patients, puis transmettez vos factures dans Bokono.
6. Rapports : générez le rapport périodique et faites-le valider par un second responsable avant transmission.

Hôpital spécialisé

Un hôpital spécialisé concentre son activité sur une discipline. Points d'attention :

• Déclarez seulement les services réellement disponibles, en nommant clairement la spécialité (ex. « Hospitalisation — cardiologie »).
• Les médecins spécialistes déclarés dans Personnel apparaissent avec leur spécialité vérifiée ; c'est ce que voient les patients et les confrères qui orientent vers vous.
• Utilisez Accords pour préciser aux assurances et mutuelles les actes spécialisés et leurs tarifs, et les règles de préautorisation.

Clinique

La clinique est le plus souvent privée et associe consultations et hospitalisation. Points d'attention :

• Services et Lits : déclarez les unités et les lits réellement exploités ; tenez le statut des lits à jour.
• Personnel : distinguez dans le type de relation les employés et les prestataires (médecins vacataires).
• Couverture santé : vérifiez la couverture des patients avant les soins programmés, jamais avant une urgence.

Polyclinique

La polyclinique regroupe plusieurs spécialités, souvent en consultations externes. Points d'attention :

• Déclarez une ligne de Services par spécialité ou unité de consultation, avec son responsable et son contact interne.
• L'Agenda des praticiens rattachés reçoit les demandes de rendez-vous des patients.
• Les Rapports et statistiques permettent de suivre l'activité par période.

Centre de santé

Le centre de santé assure les soins de proximité. Points d'attention :

• Déclarez les services de base réellement offerts (consultations, soins infirmiers, maternité, laboratoire…).
• Déclarez infirmiers et sages-femmes dans Personnel : ils assurent l'essentiel du suivi dans Bokono (soins, constantes, transmissions, suivi de grossesse).
• Utilisez Transport sanitaire pour organiser les références vers l'hôpital, avec un service d'ambulances inscrit.

Centre médical

Le centre médical associe consultations de médecins et soins. Points d'attention :

• Déclarez les consultations et unités de soins réellement ouvertes, et vos horaires dans l'onglet Établissement.
• Les médecins rattachés gèrent leurs rendez-vous dans leur propre Agenda ; l'établissement suit l'ensemble dans Rapports et statistiques.

Cabinet médical

Le cabinet médical réunit un ou quelques médecins. Points d'attention :

• La gestion reste simple : onglet Établissement (horaires, téléphone), Documents (autorisation à jour) et Personnel (le ou les médecins, la secrétaire éventuelle).
• Chaque médecin garde son propre compte professionnel, son agenda et ses patients ; le compte du cabinet sert à la gestion de la structure.

Cabinet dentaire

Le cabinet dentaire est déclaré comme les autres établissements. Points d'attention :

• Cochez le service Dentaire à l'inscription et déclarez-le dans Services.
• Déclarez les chirurgiens-dentistes et assistants dans Personnel avec leurs pièces.
• Dans Accords, précisez aux assurances et mutuelles les actes dentaires couverts et leurs tarifs.

Maternité

La maternité suit les femmes enceintes, l'accouchement et les nouveau-nés. Points d'attention :

• Déclarez les services Maternité (et Pédiatrie ou néonatologie si elle existe), les salles et les lits.
• Déclarez les sages-femmes et les médecins dans Personnel : ce sont eux qui tiennent dans leur espace les dossiers de grossesse, la surveillance du travail, l'accouchement et le suivi postnatal. Chaque nouveau-né reçoit son propre dossier, relié à celui de la mère.
• Préparez les références d'urgence avec Transport sanitaire.

Centre de soins spécialisés

Un centre de soins spécialisés propose une activité ciblée (ex. dialyse, rééducation, soins d'une maladie chronique). Points d'attention :

• Nommez clairement chaque service dans Services pour que les patients et les médecins qui orientent sachent ce qui est proposé.
• Les soignants rattachés utilisent Tâches et alertes pour les soins répétés (séances, surveillances) et leur Agenda pour les rendez-vous.

Autre établissement de santé

Si votre établissement ne correspond à aucun des types précédents, choisissez Autre établissement de santé et précisez son type exact à l'inscription. Le type indiqué est vérifié avec vos pièces. Les fonctions décrites dans ce manuel s'appliquent de la même façon ; déclarez seulement les services, lits et personnels réellement présents.

Questions fréquentes