Laboratoire et imagerie

Inscrire le laboratoire ou le centre d'imagerie

Préparez l'autorisation de fonctionnement, les identifiants légaux (RCCM, NIF, ID Nat.), le nom du biologiste ou responsable technique, une éventuelle accréditation et la liste des examens proposés.

Installer Bokono sur un téléphone Android

1. Ouvrez Chrome et allez sur bokono-rdc.net/telecharger.
2. Touchez Télécharger l'application et attendez la fin du téléchargement (environ 50 Mo).
3. Ouvrez le fichier téléchargé. Si Android le demande, touchez Paramètres → Autoriser cette source, revenez, puis touchez Installer.
4. Ouvrez Bokono. Choisissez la langue en bas de l'écran (Français ou English), puis touchez Commencer.

Sur « Qui êtes-vous ? », touchez Laboratoire.

Les 7 étapes de l'inscription d'une structure

Le formulaire est rempli par le gérant de la structure, ou en sa présence : c'est lui qui signe la déclaration à la fin. Les champs marqués d'un astérisque () sont obligatoires ; touchez Suivant* à chaque étape.

1. Structure : type de structure, nom officiel, nom d'usage ou commercial, sigle, statut (public, privé, confessionnel, ONG, autre) et statut juridique.
2. Autorisation : n° d'autorisation ou d'agrément, autorité émettrice, identifiants légaux (RCCM / NIF / ID Nat.), nom légal de l'entité exploitante, et les responsables techniques propres à votre activité. Ces numéros sont vérifiés auprès de l'autorité compétente avant toute activation.
3. Adresse : province, ville ou territoire, commune et quartier, adresse (avenue, numéro), coordonnées GPS (facultatif), téléphone, e-mail et site web.
4. Services : les services, horaires et informations propres à votre activité (détaillés ci-dessous). Ne cochez que ce qui est réellement disponible : tout est vérifié.
5. Responsables : le gérant (nom, postnom, prénom, fonction, téléphone), le directeur médical s'il y en a un, puis 2 à 3 personnes de contact.
6. Documents : photographiez chaque document légal demandé, bien lisible et en entier. Les documents sont chiffrés et vus seulement par l'équipe de vérification.
7. Compte : adresse e-mail et mot de passe du compte de la structure, acceptation des conditions d'utilisation, puis signature : le nom complet du gérant (le même que celui déclaré à l'étape 5) et les deux cases de certification. Touchez Créer un compte.

Ce qui est propre au laboratoire

• À l'étape Structure : le type de structure, Laboratoire ou Centre d'imagerie.
• À l'étape Autorisation : le type de laboratoire, le biologiste ou responsable technique (obligatoire) et l'accréditation ou certification si elle existe.
• À l'étape Services : analyses ou examens d'imagerie proposés, délais de rendu des résultats, jours d'ouverture et horaires, modes de paiement et assurances acceptées.

Formulaire laboratoire

Suite du formulaire

Se connecter et protéger l'application

Une fois votre compte créé, la connexion se fait avec votre adresse e-mail et votre mot de passe. Ensuite, un code à 6 chiffres (ou votre empreinte) suffit pour rouvrir Bokono.

1. Sur l'écran Connexion, saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe, puis touchez Se connecter. L'œil à droite affiche ou masque le mot de passe.
2. « Protégez votre application » : tapez un code de 6 chiffres, puis tapez-le une seconde fois pour le confirmer. Si votre téléphone a un lecteur d'empreinte, activez Déverrouiller aussi avec mon empreinte.
3. Juste après, Bokono demande l'accès au micro (appels et téléconsultations), à la position (urgences) et aux appels en plein écran (répondre même téléphone verrouillé). Touchez Continuer et acceptez.
4. À chaque ouverture, ou après une minute hors de l'application, posez votre doigt ou tapez votre code. Après 5 codes faux, Bokono vous déconnecte par sécurité : reconnectez-vous avec votre mot de passe.

Connexion

Code de protection

Vérification du dossier de la structure

Après l'envoi, le dossier part en vérification. Tant qu'il n'est pas validé, l'application n'ouvre que le dossier, l'aide et les notifications.

1. Ouvrez Profil → Dossier de la structure : l'état s'affiche en haut (en attente, corrections demandées, validé).
2. Si un agent demande une correction, le motif s'affiche : corrigez, ajoutez la pièce manquante, puis touchez Envoyer pour vérification. Seul le gérant déclaré peut signer.
3. Une fois le dossier validé, le badge Compte certifié apparaît sur l'accueil et les outils de la structure s'ouvrent. Le nom officiel, le numéro d'enregistrement et le statut ne changent ensuite qu'à travers le circuit de vérification.

Dossier de la structure

Suite du dossier

Activer la double authentification (obligatoire pour les actes professionnels)

Vos actes professionnels — ouvrir un dossier, prescrire, délivrer, valider, activer une adhésion… — exigent un second facteur d'authentification. Tant qu'il n'est pas activé, l'espace professionnel affiche « Second facteur requis ».

1. Installez sur votre téléphone une application d'authentification (une application qui affiche des codes à 6 chiffres renouvelés toutes les 30 secondes).
2. Dans Bokono, ouvrez Profil → Sécurité du compte (double authentification).
3. Scannez le code affiché avec l'application d'authentification (ou saisissez la clé indiquée sous le code).
4. Saisissez le code à 6 chiffres affiché par l'application, puis touchez Vérifier.

Ensuite, Bokono vous demandera ce code lorsque c'est nécessaire. Le second facteur peut être activé à tout moment, même avant la validation de votre dossier. Il est personnel : un second facteur par personne.

L'accueil du laboratoire

Haut de l'accueil

Suite de l'accueil

Traiter une demande d'examens

Le médecin prescrit les examens ; le patient présente le code QR de la demande.

1. Accueil → Analyses.
2. Touchez Scanner la demande d'examens (icône à droite du champ) ou saisissez le Code de la demande d'examens, puis Ouvrir.
3. L'écran affiche le patient (nom et année de naissance), le renseignement clinique et chaque examen demandé.
4. Enregistrer le prélèvement : type (sang EDTA, urine, selles…), tube ou contenant, préleveur. Un code de prélèvement (BK…) est attribué ; imprimez l'étiquette si besoin.
5. Saisir le résultat : valeur numérique et unité, ou résultat ou compte rendu en texte. Les seuils de référence (bas, haut) et critiques (bas, haut) sont ceux du laboratoire, sous sa responsabilité. Un résultat saisi reste préliminaire — à valider.
6. Valider : le biologiste habilité valide le résultat, qui est alors transmis au patient et au prescripteur (« Résultat validé et transmis »). Un résultat critique est signalé au prescripteur, qui doit l'acquitter.

Analyses

Prélèvements et contrôle qualité

Prélèvements (écran Analyses → icône Prélèvements) : tous les prélèvements, filtrables par état : Prélevé, à recevoir, Reçu au laboratoire, Rejeté, À refaire.

• Réception au laboratoire confirme l'arrivée du prélèvement.
• Non conforme : à refaire ou Rejeter, avec le motif (hémolysé, coagulé, volume insuffisant, mal identifié…).

Contrôle qualité (écran Analyses → icône Contrôle qualité) : Nouveau contrôle pour chaque équipement ou automate : analyse contrôlée, niveau et lot du contrôle, valeur attendue (fournisseur), valeur mesurée, unité, puis Conforme ou Non conforme avec l'anomalie constatée et l'action corrective. L'écran garde l'historique des 60 derniers jours.

Gestion, personnel et documents

Gestion de l'établissement (accueil → Gestion de l'établissement)

L'écran s'ouvre sur la Vue d'ensemble : des indicateurs (pièces obligatoires manquantes, pièces à renouveler, déclarations de personnel à traiter, personnel approuvé…). Un appui long sur un indicateur affiche sa définition. Les onglets en haut donnent accès au détail :

• Établissement : nom d'usage, adresse, province, ville, téléphone et e-mail officiels, horaires et informations opérationnelles ; touchez Enregistrer. Le nom officiel, le numéro d'enregistrement et le statut ne changent qu'à travers la vérification.
• Documents : les pièces exigées pour votre type de structure, leur état (à fournir, en vérification, accepté, refusé, corrections demandées, expiré, à renouveler) et leur date d'expiration. Un fichier déposé n'est pas considéré comme authentique : chaque pièce est vérifiée par une personne habilitée. Des rappels sont envoyés aux responsables avant expiration.
• Personnel : les déclarations de votre personnel (voir ci-dessous).
• Rapports : les documents institutionnels générés et leur validation.
• Paramètres : les pièces demandées lors des déclarations de personnel (règles internes en plus des règles de la plateforme).

Gestion de l'établissement

Documents

Personnel

Déclarer son personnel (Gestion de l'établissement → Personnel)

1. Touchez Nouvelle déclaration.
2. Identité : nom, post-nom, prénom, date de naissance (elle aide à éviter les doublons), téléphone, e-mail.
3. Fonction et rattachement : catégorie professionnelle (médecin généraliste ou spécialiste, infirmier, sage-femme, laborantin ou biologiste, pharmacien, technicien, personnel administratif et technique…), spécialité, numéro professionnel, type de relation (employé, prestataire, bénévole autorisé, autre), service de rattachement, fonction ou poste, dates de début et de fin.
4. Touchez Enregistrer. Si une déclaration en cours ressemble à celle-ci (même compte, même numéro professionnel, ou même nom et date de naissance), Bokono signale un doublon possible : vérifiez avant de continuer.
5. Depuis la fiche de la déclaration, déposez les pièces justificatives demandées (10 Mo au maximum par fichier), puis touchez Soumettre.
6. Un responsable prend en vérification, contrôle chaque pièce (Accepter ou Refuser avec motif), puis Approuver, Demander un complément ou Refuser.
7. Si la personne a un compte professionnel Bokono, rattachez-le (Rattacher) ou remettez-lui le code de rattachement : elle le saisit dans Profil → Mes déclarations (établissements).

Ensuite, la fiche permet d'enregistrer les mouvements (changement de service ou de fonction, renouvellement ou prolongation), de Suspendre ou Réactiver, et d'Enregistrer le départ. Les accès professionnels sont adaptés automatiquement. L'historique est conservé.

Couverture santé et rapports

Couverture santé des patients (accueil → Couverture santé)

Pour les patients assurés ou mutualistes, la structure vérifie la couverture et transmet ses factures à l'organisme directement dans Bokono.

1. Vérifier : scannez la carte (QR) du bénéficiaire ou saisissez son numéro, indiquez le soin envisagé et, si vous le souhaitez, un montant estimé, puis touchez Vérifier la couverture. La réponse indique par exemple : prestation potentiellement admissible, exclue ou en délai de carence, autorisation préalable nécessaire, couverture expirée, ou établissement non couvert par un accord en vigueur.
2. Factures : Préparer la facture, ajoutez chaque prestation (libellé, code du tarif de l'accord, quantité, prix unitaire, date du soin), puis Transmettre. Ne joignez que les informations médicales nécessaires. Bokono signale une facture semblable déjà transmise. Suivez ensuite le statut (transmise, en vérification, acceptée, partiellement acceptée, contestée, refusée, en attente de paiement, payée, clôturée), la part de l'organisme, la part du patient et le reste dû.
3. Accords : la transmission exige un accord en vigueur avec l'organisme. Proposer un accord (services, tarifs, préautorisation, délais de facture et de paiement, contestation) ; en proposant, vous signez pour votre structure ; l'accord devient actif quand l'organisme signe à son tour.

Rapports et statistiques (accueil → Rapports et statistiques)

1. Choisissez la période (aujourd'hui, hier, cette semaine ou une autre période proposée). Les chiffres ne comptent que ce qui est enregistré dans Bokono ; le i explique chaque chiffre.
2. Rédiger la synthèse : l'assistant rédige un résumé à partir des chiffres calculés, sans en ajouter ; vous le relisez.
3. L'icône PDF exporte le rapport.

Les documents institutionnels (fiche de l'établissement, liste des services, personnel déclaré, état des pièces, capacités et lits, rapport périodique) se génèrent dans Gestion de l'établissement → Rapports → Générer. Chaque document doit être validé par un responsable — un autre que son auteur lorsqu'il en existe un — avant toute transmission. Le format officiel reste à confirmer auprès de l'autorité destinataire.

Couverture santé

Rapports

Messages et appels : Bokono Connect

Messages

1. Touchez Messages dans la barre du bas (ou la tuile Connect de l'accueil). Les conversations s'affichent, les plus récentes en haut, et les messages sont regroupés par jour ; les filtres Tous et Non lus et la barre de recherche aident à retrouver un échange.
2. Nouvelle conversation : cherchez une personne ou une structure inscrite par son nom, sa profession ou son identifiant Bokono.
3. En haut de la conversation s'affichent le nom et la photo de votre interlocuteur. Vous pouvez envoyer du texte, une photo, un document ou un message vocal. Sans réseau, le message attend sur le téléphone et part tout seul dès le retour du réseau ; il n'est jamais affiché « envoyé » avant.
4. Pour appeler, touchez l'icône téléphone (audio) ou caméra (vidéo). L'écran indique « ça sonne », « occupé » ou « injoignable ». Un appel entrant sonne même téléphone verrouillé : touchez Répondre dans la notification. L'appel s'ouvre directement, sans écran intermédiaire et sans code Bokono ; le code est redemandé après l'appel. Aucune autre fenêtre ne s'ouvre pendant un appel. Les appels ne sont jamais enregistrés.
5. Le bouton Disponible, en haut de l'écran Messages, indique aux autres si vous pouvez être appelé maintenant (point vert ou rouge).

Abonnement, notifications et aide

Payer l'abonnement par mobile money

Le paiement se fait directement dans l'application, par mobile money. Il n'est demandé qu'une fois le compte validé.

1. Touchez la carte Activer mon abonnement de l'accueil (ou Paiements, ou Profil → Abonnement et reçus).
2. Sous Offres, touchez Payer à côté de l'offre qui correspond à votre compte ; le prix mensuel est affiché.
3. Saisissez votre numéro mobile money au format international (ex. +243 81 234 5678), puis touchez Payer par mobile money.
4. Validez le paiement sur votre téléphone (message de votre opérateur et code secret mobile money).
5. Revenez dans Bokono et touchez Vérifier le paiement. Une fois le paiement confirmé, l'abonnement est actif et votre reçu apparaît dans Mes reçus.

Mon solde et dossier Makuta

Les paiements des patients pour vos services passent par Makuta, le prestataire de paiement de Bokono.

1. Touchez Mon solde : c'est la première tuile de vos outils professionnels (ou le bouton Solde en haut de l'espace professionnel).
2. Solde disponible : les montants reçus pour vous et pas encore versés. Dessous : le Total reçu et la liste des Mouvements (paiement reçu, versement), avec leur statut : reçu, en attente, versement préparé, versé, remboursé…
3. L'icône en haut à droite ouvre Mes paiements et mon dossier Makuta. Ce dossier est créé automatiquement à votre inscription, à partir des pièces déjà fournies à Bokono. L'écran montre les entrées d'argent, les versements, l'état du dossier (en préparation, en cours de vérification, transmis à Makuta, extension de paiement active, à compléter) et l'état de chaque pièce (en cours de vérification par Bokono, vérifiée par Bokono puis par Makuta, correction demandée, refusée — à remplacer).
4. La liste À fournir indique les pièces manquantes. Une pièce refusée ou à corriger se remplace dans votre dossier d'inscription professionnel : elle est reprise automatiquement et repart en vérification.

Notifications (cloche en haut de l'accueil)

• La liste montre vos notifications, les plus récentes en haut ; touchez-en une pour ouvrir l'écran concerné. Tout marquer comme lu vide le compteur rouge.
• Afficher le texte des messages dans les notifications : désactivé, la notification dit seulement « Nouveau message de … » ; activé, toute personne qui voit votre téléphone peut lire le texte.
• Si les notifications sont bloquées sur le téléphone, un bandeau l'indique : autorisez-les dans les réglages Android.
• Autorisations obligatoires : dès la connexion, Bokono exige de fonctionner en arrière-plan. L'écran « Autorisations obligatoires » liste ce qu'il faut activer : notifications, fonctionnement en arrière-plan (touchez « Autoriser »), démarrage automatique sur certains téléphones (Tecno, Infinix, itel, Xiaomi, Oppo, Vivo, Huawei…), données en arrière-plan, appels en plein écran, micro et caméra, position. Touchez Tout activer, puis Activer sur chaque ligne restante : l'application s'ouvre dès que tout est activé. Le bouton Urgence reste accessible. Si une autorisation est retirée plus tard, l'écran revient. Les appels sonnent et se décrochent alors directement, même Bokono fermée ou téléphone verrouillé, sans code ni empreinte pendant l'appel.

Profil

Aide et support (Profil → Aide et support)

Les Questions fréquentes répondent aux cas courants. Pour toute autre question, touchez Écrire au support Bokono, choisissez le sujet (Mon compte, Paiement, Problème technique, Autre question) et décrivez votre demande : la réponse arrive dans Bokono Connect. Vous pouvez aussi écrire au support à support@bokono-rdc.net ou appeler le +243 850 655 988.

Questions fréquentes